Politique de Résolution de Plainte
TIR À L’ARC CANADA POLITIQUE DE RÉSOLUTION DE PLAINTE
Préambule
1. Le fait d’être membre de la Fédération Canadienne des Archers (ci-après appelée TIR À L’ARC CANADA) offre de nombreux bénéfices et privilèges. Cela implique également des responsabilités et des obligations. On s’attend à ce que tous les membres de TIR À L’ARC CANADA, et l’organisation elle-même, se plient à tous les Règlements Généraux, règlements et Politiques de TIR À L’ARC CANADA , tels les Codes de Conduite et les critères de sélection- remplir les Contrats et les Ententes dans lesquels ils sont engagés et se conformer à toutes les décisions de TIR À L’ARC CANADA qui les affectent.
2. Les politiques d’appel et de Résolution de Différends de TIR À L’ARC CANADA spécifient les obligations de TIR À L’ARC CANADA à prévoir des mécanismes et des procédures pour résoudre les différends, à l’interne. Il offre également aux membres des recours qui ont des justifications valides pour appeler de certaines décisions prises par TIR À L’ARC CANADA, et des décisions de ceux à qui l’autorité de prendre des décisions leur a été accordée par TIR À L’ARC CANADA. La politique respecte l’engagement corporatif de TIR À L’ARC CANADA, soit celle de traiter tous les membres avec équité et respect. La politique répond aux exigences déléguées par Sport Canada.
3. La politique comprend un processus intégré qui fournit suffisamment d’options internes et des alternatives externes pour s’assurer que les problèmes peuvent être résolus avec la transparence appropriée, en temps opportun, et en accord avec les principes de justice naturelle et d’équité procédurale.
Définitions
4. Pour les besoins de cette Politique, les définitions suivantes s’appliquent:
a. Membre: Se réfère à toutes les catégories de membre au sein de TIR À L’ARC CANADA, aussi bien que tous les individus impliqués dans les activités conjointement avec TIR À L’ARC CANADA ou employés par celle-ci, incluant mais ne se limitant pas aux athlètes, entraîneurs, officiels, bénévoles, directeurs, officiers et les membres du personnelemployés;
b. Jours: représente le nombre total de jours de calendrier, nonobstant les fin de semaines ou les congés;.
c. Plaignant – se réfère au membre qui fait une plainte officielle et qui cherche un correctif;
d. Requérant: Se réfère à un membre qui fait appel d’une décision de TIR À L’ARC CANADA;
e. Répondant: Se réfère à l’organisme, la personne ou les personnes dont la décision est l’objet de l’appel;
f. Programme d’Équipe Nationale – se réfère aux Équipes Nationales variées pour lesquelles les athlètes sont choisis par TIR À L’ARC CANADA et inclue les hommes et les femmes senior, junior, et jeunesse, qui font partie de plusieurs Équipes spécialement choisies pour les Jeux Olympiques d’Été, les Championnats du Monde, les Coupes du Monde et tous les Camps d’Entraînement de TIR À L’ARC CANADA , et toutes leurs activités.
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5. Les nombreux processus discrets et inter-reliés de Résolution de Différends de TIR À L’ARC CANADA sont décrits brièvement comme suit :
- Processus de Résolution de Différends de TIR À L’ARC CANADA.
Cette façon de faire s’applique aux questions de différends entre TIR À L’ARC CANADA et ses membres, ou entre membres, en rapport avec une conduite ou des actions qui sont présumées contrevenir aux Règlements-généraux, aux règles, aux Politiques, et aux contrats/ententes de TIR À L’ARC CANADA. Aucune décision définitive ne doit avoir été prise au sujet des questions relatives au différend au début de ce Processus. Les parties qui perçoivent que les décisions rendues par le Panel à la conclusion de ce processus sont injustes en raison des procédures, peuvent en appeler de telles décisions par le processus d’Appel de TIR À L’ARC CANADA. Une autre alternative, avec le consentement mutuel de toutes les parties , est de soumettre les décisions rendues par le Panel du Processus de Résolution de Différends, à un arbitrage décisif selon le Programme national ADR-SPORT-RED (voir le paragraphe 6 ci-bas). Le Processus de Résolution de Différends de TIR À L’ARC CANADA est décrit en détails à l’Annexe A.
b. Processus Sommaire de Résolution de Différends de TIR À L’ARC CANADA Ce Processus s’applique seulement aux membres individuels de TIR À L’ARC CANADA qui sont des athlètes faisant partie du programme d’Équipe Nationale et qui ont signé le Contrat d’Athlète de TIR À L’ARC CANADA. Le Processus Sommaire de Résolution de Différends de TIR À L’ARC CANADA est une procédure qui permet de régler les problèmes d’une manière rapide quand le recours au processus de Résolution de Différend de TIR À L’ARC CANADA est impossible ou inappropriée. Le Processus est conçu pour faciliter et expédier la prise de décision, quand il y a un manque de temps flagrant comme quand les décisions peuvent affecter l’éligibilité d’un athlète à participer à une compétition ou toute participation dans de courts délais à un Programme d’Équipe Nationale. Un athlète peut recourir à ce Processus pour en appeler de sanctions disciplinaires imposées suite à un manquement au Contrat d’Athlète de TIR À L’ARC CANADA, ou par TIR À L’ARC CANADA pour traiter d’autres manquements spécifiques ou différends. Les Décisions prises dans le cadre de ce processus peuvent être sujettes à appel de la même manière que celle spécifiée pour le Processus de Résolution de Différends de TIR À L’ARC CANADA (voir Paragraphe 5 ci-haut). Le Processus Sommaire de Résolution de Différends de TIR À L’ARC CANADA est décrit en détails à l’Annexe B.
Sans s’opposer au paragraphe (b) ci-haut, pour toute question relative à la Nomination pour le Programme d’aide aux Athlètes ou pour le retrait de Brevet, tous les appels doivent suivre les Politiques et procédures du programme d’Aide aux Athlètes de Sport Canada (AAP), section 13.1 http://www.pch.gc.ca/progs/sc/pol/athlete05/1_e.cfm.
c. Processus d’Appel de Tir à l’Arc Canada. Ce processus offre un recours à tout membre pour en appeler, dans des situations limitées, de décisions prises par TIR À L’ARC CANADA ou tout organisme de TIR À L’ARC CANADA , tels que le Comité de Haute Performance, ou tout individu à qui TIR À L’ARC CANADA ou son Exécutif, a délégué l’autorité de prendre des décisions. Les Décisions pour lesquelles on acceptera l’appel, incluent, mais ne se limitent pas, aux Brevets d’athlètes, aux contrats, au harcèlement, à la sélection et aux punitions, de même qu’aux décisions prises à la Conclusion du Processus de Résolution de Différends de TIR À L’ARC CANADA ou du Processus Sommaire de Résolution de Différends. Le Processus d’Appel de TIR À L’ARC CANADA est décrit en détails dans le Document de Politique d’Appel.
Comprendre le Processus
6. Les individus qui doutent ou qui ont besoin d’une explication plus élaborée sont invités à adresser leurs questions au Directeur Administratif de TIR À L’ARC CANADA.
Liste des Annexes
Annexe A Processus de Résolution de Différends de TIR À L’ARC CANADA
Annexe B Processus Sommaire de Résolution de Différends de TIR À L’ARC CANADA
Annexe A
PROCESSUS DE RÉSOLUTION DE DIFFÉRENDS DE TIR À L’ARC CANADA
Portée et Application
1. Cette Politique s’applique aux questions en litige entre Tir à l’Arc Canada et les membres découlant de leurs responsabilités et obligations respectives décrites dans les Règlements-généraux, les politiques, les règlements et les contrats de Tir à l’Arc Canada. Au début de ce processus, aucune décision finale ne doit avoir été rendue en ce qui a trait aux questions en litige.
Porter Plainte
2. Tout individu sujet à ce processus (qu’il soit un Membre ou un représentant de Tir à l’Arc Canada ) peut faire rapport d’une plainte au Directeur Administratif de Tir à l’Arc Canada au Bureau National. Avant que le processus soit amorcé, une plainte doit être soumise par écrit, accompagnée d’un bref sommaire de la question en litige. Aussitôt que possible suite à la réception d’une plainte, le Directeur Administratif doit informer le Président de Tir à l’Arc Canada de la plainte, et également du résumé.
Classement des Plaintes
3. Dans les cinq jours suivant la réception de l’avis écrit et du résumé de la plainte, le Président ou son désigné, conjointement avec deux autres membres de l’Exécutif de Tir à l’Arc Canada, qui ne sont pas impliqués directement avec le sujet, doivent déterminer si la question en litige et les parties prenantes au litige, sont bien conformes à la Portée et à l’application de ce Processus, ou s’ils sont mieux servis par la Politique de Résolution de conflit ou la Politique d’appel ou tout autre politique de Tir à l’Arc Canada. Cette décision visant la juridiction par les trois membres de l’Exécutif est finale et on ne peut en appeler.
Enquête
4. Dépendamment de la nature de la plainte rapportée, le Président ou son délégué, peut nommer un individu indépendant pour mener une enquête, afin de confirmer l’environnement et le contexte de la plainte et de certifier l’exactitude des faits. Si une enquête est demandée, l’enquêteur doit s’acquitter de cette tâche dans des délais raisonnables et, à la fin de son enquête, soumettre au Président un rapport écrit.
Panel d’Audition
5. Si les membre de L’Exécutif sont satisfaits que ce processus s’applique, alors dans les 14 jours suivant la réception de l’avis original de la plainte, ou moins de 14 jours après avoir reçu le rapport écrit de l’Enquêteur (si une enquête a eu lieu), le Président doit établir un Panel d’Audition (le “Panel”) et choisir les membres comme suit:
a. Le Panel consiste en trois individus, qui ne doivent pas avoir de relation significative avec le Plaignant, et ne doivent avoir aucune implication spécifique avec la Plainte ou le Différend. Le Panel doit comprendre au moins deux membres du Comité Exécutif de Tir à l’Arc Canada;
b. Si un membre de Tir à l’Arc Canada porte plainte, un membre du Panel devrait être nommé par le Membre. Le Membre peut soumettre une liste de trois candidats parmi laquelle le Président choisira un des candidats pour être membre du Panel. Les trois nominations du Membre ne devraient avoir aucun lien avec la Plainte ou le Différend, et devraient être dégagés de tout penchant réel ou perçu ou de tout conflit d’intérêt; et au cas où le troisième Membre n’est pas désigné par le Plaignant, il sera recruté parmi les membres du Conseil d’Administration disponibles.
c. Le Membres du Panel devront se choisir un Président entre eux..
Conférence Préliminaire
6. Le Panel peut être d’avis que les circonstances de la plainte nécessitent une Conférence Préliminaire,à laquelle seulement le Panel participera. Dans la plupart des cas, la Conférence Préliminaire sera menée par téléphone. Les questions qui peuvent être abordées lors d’une Conférence Préliminaire comprennent :
a. le format de l’audition : comme l’audience peut se faire par soit une revue des témoignages documentés, une audition en personne, une audition verbale par téléphone ou un mélange de toutes ces options. Le Panel, lorsque vient le moment de décider du format de l’audition, doit s’assurer que le processus d’audition respecte les principes de justice naturelle et offre une égalité procédurale à toutes les parties;
b. la date et (si l’audition se fait en-personne) le lieu de l’audition;
c. les délais pour l’échange des documents et le degré de communication requis;
d. la clarification des points en litige;
e. la clarification des témoignages qui seront présentés au Panel;
f. l’ordre et la procédure de l’Audition;
g. l’identification des témoins; et
h. toute question procédurale qui pourrait aider à accélérer l’audition.
7. Le Panel peut déléguer à son président l’autorité nécessaire pour régler toutes ces questions préliminaires.
Procédure pour une Audition Verbale
8. Quand le Panel a statué que l’audition va se faire par la voie d’audition verbale, soit en-personne ou par téléphone, le Panel doit mener l’audition en suivant les procédures qui lui semble appropriées et justes, en autant qu’il s’assure de ce qui suit:
a. L’audition devrait se tenir dans les 21 jours qui suivent la nomination du Panel.
b. Les parties impliquées devraient recevoir un avis écrit de 10 jours, mentionnant la date, l’heure, le format et l’endroit de l’audition.
c. Les parties devraient recevoir une copie du rapport de l’enquêteur, là où une enquête a été menée.
d. Si la décision du Panel peut affecter une autre partie à un point tel que l’autre partie pourrait avoir recours à une audition, selon ses propres droits, cette partie devrait être considérée comme une partie à l’audition en question.
e. Chacune des parties à l’audition, at le droit d’être accompagnée par un représentant ou un conseiller, celui-ci pourrait même être un conseiller légal.
f. Le Panel peut exiger que toute autre personne soit invitée à participer à l’audition.
g Le quorum est fixé à l’ensemble des trois membres du Panel.
h. Les décisions du Panel se prennent à la majorité des votes, le Président du Panel ayant droit de vote.
Si jamais un membre du Panel est incapable ou ne veut plus continuer avec le Processus, une fois que celui-ci est débuté, la question sera réglée par les deux membres du panel demeurant en poste. A cas où une décision partagée des deux membres du panel, le vote du président devant être décisif. Le plaignant a le fardeau de la preuve, lequel pourrait être partagé selon les probalités.
Procédure pour une Audition Documentaire
9. Quand le Panel a déterminé que l’Audition se ferait par le moyen de revues documentaires, celui-ci devrait tenir l’audition selon les procédures qu’il juge appropriées et justes, en autant que les conditions suivantes s’appliquent:
a. Toutes les parties doivent avoir l’occasion raisonnable de revoir le rapport de l’enquêteur, quand il y a eu enquête; de fournir au Panel, une requête écrite ; de réviser les soumissions écrites des autres parties ; de fournir un démenti écrit et de fournir leurs arguments par écrit.
b. Les principes et les délais applicables décrits au Paragraphe 8 doivent être respectés.
Témoignages qui peuvent être acceptés
10. Règle Générale , le panel devrait considérer tout témoignage qui est pertinent au sujet du différend. Les règles normales pour les témoignages devraient être assouplies. Le Panel doit avoir l’autorité d’accepter les on-dits en autant que le Panel accorde à de tels témoignages la valeur qui pourrait être jugée appropriée à la lumière des circonstances de son acceptation.
La Décision
11. Moins de 14 jours après la conclusion de l’Audition, le Panel doit produire sa décision par écrit, en donnant les raisons de celle-ci. Le Panel peut décider :
a. de retenir la plainte;
b. de ne pas retenir la plainte;
c. d’indiquer une réparation qui, selon l’opinion du Panel, va résoudre le différend.
Cependant, ce faisant, le Panel n’est pas autorisé à changer ou à modifier aucun règlement, critère, politique, procédure ou règlement général de TIR À L’ARC CANADA qui a été proprement adopté et appliqué par l’organisme de régie approprié. La réparation indiquée par le Panel, peut inclure : un ordre de performance spécifique, une réprimande écrite, le retrait de certains privilèges, incluant le droit de concourir, de s’entraîner, d’entraîner, de gérer ou de fournir du support à une équipe dans le cadre du programme d’Équipe Nationale, une suspension du Programme d’Équipe Nationale, que ce soit pour des événements spécifiques ou pour une certaine période de temps, une “démotion” du Programme d’Équipe Nationale, par la fin du Contrat d’Athlète de TIR À L’ARC CANADA , ou toute autre sanction que le Panel considère adéquate en considérant les circonstances ; et
d. de déterminer les coûts de la tenue de l’Audition, exclusion faite des frais légaux et des remboursements légaux d’une ou l’autre des parties, si tel est le cas.
12. Une copie de la décision devrait être remise à chacune des parties et au Président de TIR À L’ARC CANADA. Toutes les parties au différend devraient être liées par la décision du Panel . Dans le cas d’un athlète qui est membre du Programme de l’Équipe Nationale, le défaut de se plier à une décision ou à une réparation devrait résulter en une suspension automatique de tous les privilèges de l’athlète, et du droit de participer de quelque façon que ce soit en tant que membre du programme d’Équipe Nationale jusqu’à ce qu’il se soit plié à la décision et à la réparation.
Délais
13. Si les circonstances de la plainte ou du différend sont telles que ce Processus ne permettra pas une résolution de la question en temps adéquat, ou si les circonstances de la plainte ou de la dispute sont telles que la question ne peut être résolue à l’intérieur des délais dictés pour ce processus, le Président ou le Panel, peut demander que ces délais soient révisés.
Confidentialité
14. Comme les différends peuvent être très délicats, TIR À L’ARC CANADA doit tenir toutes les procédures figurant au Processus d’une façon confidentielle, exception faite des cas où la divulgation fait partie de la réparation fixée par le Panel pour régler le différend, tel que requis par la loi, par la Politique Canadienne Anti-Dopage ou dans les meilleurs intérêts du public.
15. Règle générale, la décision du Panel devient domaine public.
Endroit
16. L’audition devrait prendre place à l’endroit choisi par le Président de TIR À L’ARC CANADA, à moins que le Panel ne décide que l’audition se tienne au moyen d’une conférence téléphonique ou à la requête d’une des parties, un endroit différent soit demandé au panel comme question préliminaire.
Juridiction
17. Ce Processus est régi et constitué en vertu des lois de la Province d’Ontario.
Procédure d’Appel
18. Si une partie croit que la décision rendue par le Panel à la suite de ce processus est injuste en raison des procédures, la décision du Panel peut faire l’objet d’un Appel, dans le cadre du Processus d’Appel de TIR À L’ARC CANADA. On doit noter que le Processus d’Appel ne convient pas à tous les cas, n’est pas automatique et est basé sur la Procédure.
Annex B
PROCESSUS SOMMAIRE DE RÉSOLUTION DE DIFFÉRENDS DE TIR À L’ARC CANADA
Domaine et Application
1. Ce processus est une version abrégée du Processus de Résolution de Différends de TIR À L’ARC CANADA. Il s’applique uniquement aux individus, membres de TIR À L’ARC CANADA, qui sont des athlètes faisant partie du Programme d’Équipe Nationale et qui ont signé le Contrat d’Athlète de TIR À L’ARC CANADA .
2. Ce Processus ne sera pas ou ne pourra pas être invoqué pour régler les problèmes quand il existe un manque de temps critique pour résoudre la question.
3. On anticipe que l’usage de ce Processus sera peu fréquent. La situation la plus probable d’en faire usage seront les appels logés par les athlètes pour les sélections d’équipes et/ou l’imposition de sanctions disciplinaires résultant de manquements au Contrat d’Athlète de TIR À L’ARC CANADA, particulièrement quand de telles sanctions empêcheraient un athlète de concourir. L’objectif est de donner un accès rapide à une autorité autre que celle qui a imposée la sanction initiale pour pouvoir rechercher un correctif.
Le Panel d’événement
4. Quand un différend tombe sous le champ et l’application de ce Processus, le Meneur d’Équipe peut faire appel au Vice-Président Haute-Performance et demander qu’un Panel d’Événement (le “Panel”) soit formé pour traiter de la question. Dans les situations où le Vice-Président Haute-Performance ne peut être contacté, le Directeur Administratif de TIR À L’ARC CANADA, ou tout membre du Comité Exécutif de TIR À L’ARC CANADA , peut agir de façon à établir le Panel. Un Panel de trois personnes sera établi. Celui-ci disposera de toute l’autorité déléguée nécessaire pour agir dans le cadre de ce Processus. Le Panel peut être formé de membre du personnel de soutien de l’Équipe, de tout autre employé de TIR À L’ARC CANADA ou de bénévoles de TIR À L’ARC CANADA présents ou, si cela convient, d’athlètes sur l’Équipe en question.
5. Sans remplacer tout autre processus dans le cadre du Processus de Résolution de Différends de TIR À L’ARC CANADA, rien ne devrait empêcher le Panel d’Événement de prendre en charge la juridiction quand l’appel, le manquement ou le différend survient en dehors du Canada ou ailleurs ou quand il y a un manque de temps critique pour réagir et pour imposer ou réviser, d’une manière raisonnable et juste, les sanctions ou les actions disciplinaires prises contre des athlètes.
Audition et Décision
6. Au minimum, le Panel doit, en procédant d’une façon procédurale juste, entendre la version des événements par l’athlète et également de toutes les autres parties touchées, avant d’imposer toute sanction, punition ou réparation. En prenant sa décision, le Panel n’est pas autorisé à changer un règlement, un critère, une politique, une procédure ou un Règlement Général de TIR À L’ARC CANADA qui a été adopté de façon correcte et mise en application par l’organisme de gestion approprié. Une sanction, une punition ou une réparation imposées par le Panel doit être raisonnable et proportionnelle à la question du différend, et peut contenir: l’annulation ou la confirmation d’une sanction pour laquelle on fait appel; la commande d’une performance spécifique, une réprimande écrite, le retrait de certains privilèges, une suspension du Programme d’Équipe Nationale, que ce soit pour des événements spécifiques ou pour une période de temps déterminée ; le renvoi du Programme d’Équipe Nationale par la résiliation du Contrat d’Athlète de TIR À L’ARC CANADA ; ou toute autre sanction que le Panel juge appropriée aux circonstances.
7. Quand une décision prise par le Panel d’Événement i résulte au retrait d’un athlète d’une compétition ou d’une équipe, une telle décision ne peut être appliquée qu’après consultation avec le Président de TIR À L’ARC CANADA. Le Président doit ratifier la décision du Panel d’Événement avant d’être exécutoire. Dans l’éventualité où le Président ne peut être rejoint, le Directeur Administratif va rejoindre le Vice-Président Administration pour agir à ce titre.
8. Les décisions du Panel d’Événement ont force sur tous les athlètes qui ont signé le Contrat d’Athlète de TIR À L’ARC CANADA. Le défaut par un athlète de se plier à une décision ou à une réparation imposée de façon appropriée par le Panel d’Événement doit résulter en la suspension automatique de tous les privilèges de l’athlète et du droit de participer en tant que membre du Programme d’Équipe Nationale, jusqu’à ce qu’il satisfasse aux sanctions, punitions ou autres réparations.
Confidentialité
9. Comme les différends peuvent être très délicats, TIR À L’ARC CANADA doit mener toutes les procédures incluses dans le Processus de façon confidentielle, tel qu’exigé par la loi, la Politique Canadienne Anti-Dopage ou dans les meilleurs intérêts du public, excepté quand la révélation est demandée par le Panel d’Événement comme faisant partie de la réparation pour régler le différend,.
10. Règle générale, la décision du Panel doit faire partie du Domaine Public.
Procédure d’Appel
11. Si une partie croit que la décision du Panel d’Événement, rendue selon ce Processus, est injuste dans ses procédures, la décision peut alors en être appelée dans le cadre du Processus d’Appel de Tir à l’Arc Canada.
